Planificar viajes personales, si bien implica mucha información y cuestiones a tener en cuenta, no es ni la mitad de estresante que puede resultar tener que planificar viajes de empresa.
Los viajes cuando son corporativos tienen que ser perfectos. No hay nada que podamos dejar a la improvisación ya que, además del viaje en sí, hay un negocio o contrato que puede verse afectado.
Por eso hay que planificarlos al detalle y, a ser posible, con bastante antelación. De esta manera dispondremos de tiempo y márgen para hacer las modificaciones necesarias.
Ya sea si el viaje es para nosotros o para otros compañeros, debemos intentar adelantarnos a cualquier posible situación e intentar que haya un plan ya establecido para todo.
Si no quieres que la planificación de tu viaje corporativo termine arruinando la experiencia del viaje en sí, te dejamos 6 consejos que seguramente te serán de gran ayuda.
Tabla de contenidos
6 Consideraciones Previas Para Planificar Tu Viaje de Negocios
1. Averigua los requisitos
Aunque podamos viajar a, prácticamente, todos los países o destinos que queramos, existen algunos que pueden tener ciertos requisitos para acceder.
En muchos casos dependerá mucho de los acuerdos que haya entre nuestro país de destino y el de origen. Por ejemplo, el tránsito de viajeros entre países pertenecientes a la Unión Europea es completamente libre. Sin embargo, si alguno de estos quisiera viajar a Rusia o a los Estados Unidos, es necesario solicitar un visado para entrar al país.
Averiguar los requisitos documentales es particularmente importante porque, si bien no nos permite ingresar al país, sí que podemos realizar el embarque. Esto quiere decir que podríamos realizar el viaje completo y que, al llegar al aeropuerto de destino, nos sea denegada la entrada.
Aunque es menos común, dependiendo del país o la zona a la que nos dirijamos, es necesario o altamente recomendable, la aplicación de ciertas vacunas.
Hay riesgos o enfermedades que en nuestro país de origen pueden ser muy poco probables, pero que son más comunes en otras zonas. Si no queremos que nuestro viaje de negocios se convierta en una pesadilla, es aconsejable averiguar si es necesaria alguna vacuna para moverse por la zona donde de destino que tenemos planificado visitar.
2. Realizar reservas en sitios estratégicos
El lugar donde vayamos a alojarnos es de vital importancia. Será el centro neurálgico de nuestras operaciones y hará las veces de oficina durante todo el periodo que estemos fuera.
Además, necesitamos que el alojamiento sea cómodo y nos permita estar descansados para que nuestro rendimiento sea óptimo y podamos sacarle todo el partido a nuestro viaje.
Si contratamos servicios externos, debemos asegurarnos que estamos eligiendo una de las mejores agencias de viajes. Ellas se encargarán de que no nos falte nada o, como mínimo, de ofrecernos las mejores opciones.
Si bien una habitación con vistas en el centro de la ciudad es una tentación muy grande, debemos ser prácticos. Si las zonas por las que nos moveremos para reuniones u otras gestiones están en las afueras, perderemos demasiado tiempo viajando.
Hay que ser prácticos y buscar alojamiento que nos resulte cómodo, bien comunicado y desde el cual podamos movernos sin dificultad.
Algunas veces esto puede significar tener que movernos por la periferia o zonas más cercanas al aeropuerto, otras en zonas más céntricas. Hay que tener la cabeza fría, recordar que es un viaje de trabajo y así elegir el alojamiento más adecuado para trabajar.
3. Realiza un itinerario detallado
Ya dijimos anteriormente que si queremos tener un viaje de negocios exitoso, no podemos dejar nada sin planificar. El itinerario que vayamos a seguir durante el viaje debe estar preparado al detalle.
Si nuestro alojamiento está bien seleccionado, podremos contar con distintas opciones a la hora de desplazarnos. Dependiendo del presupuesto y tiempo, podremos optar por transportes más cómodos aunque a un precio mayor, como taxis o vehículos privados; u otros que pueden ser menos directos o cortos, pero a un precio sustancialmente menos, como autobuses o metros.
Seguramente ya tengamos planificadas reuniones y actividades relacionadas al trabajo. Es importante, sin embargo, también planificar tiempo de descanso y ocio. Aunque sea un viaje con objetivos particulares, no debemos olvidar que necesitaremos desconectar para poder rendir mejor.
Tener la agenda ya preparada puede causar cierto estrés, pero al incluir tiempo libre en el itinerario, sin determinar, damos cierta libertad para que cada uno pueda elegir cómo utilizarlo y, así, no tener que estar siempre tan ligado al horario y la agenda establecida.
La clave está en encontrar el equilibrio entre el trabajo puro y duro y los más que merecidos momentos para relajarse. Así podremos cumplir con nuestras funciones y, a la vez, disfrutar del destino.
4. Contrata un seguro de viaje
La contratación de un seguro de viaje es una costumbre que muy pocas personas llevan a cabo en sus viajes. Ya sean de ocio o de trabajo, los seguros de viaje pueden resultar muy útiles en determinadas circunstancias.
Por un lado, en caso de emergencias, contamos con cobertura médica. Aunque sea un viaje de negocios, nadie está exento a que pueda haber lesiones físicas o problemas de salud.
No todos los países cuentan con sanidad pública y accesible para no personas que no son residentes. Si tenemos contratado un seguro de viaje podremos ser atendidos por un médico sin necesidad de pagar.
En algunos casos es posible que haya que abonar una determinada cantidad, pero será siempre significativamente menor a la que correspondería sin seguro.
Por otro lado, cuando hablamos de seguro de viaje también podemos referirnos a los billetes en sí. Es posible que, o por causas de fuerza mayor, o debido a imprevistos propios o un cambio de planes, tengamos que posponer o adelantar la fecha del viaje.
Un seguro de viaje o el pago de un extra en los billetes, puede darnos la posibilidad de cambiar de fecha sin tener que abonar ningún adicional y, sobre todo, sin tener que comprar un billete nuevo.
5. Cuidado con los dispositivos
Afortunadamente, vivimos en una época donde es posible trabajar casi desde cualquier rincón del mundo. La tecnología ha avanzado a pasos agigantados y con una conexión a internet y un dispositivo que puede ser un ordenador portátil o un teléfono inteligente, podemos tener todas las herramientas necesarias para llevar a cabo nuestra actividad.
No obstante, no podemos confiarnos. No todos los países cuentan con la misma tecnología o velocidad de internet. Además, es posible que nuestra compañía proveedora de servicios de red no funcione en determinadas zonas.
Tendremos que informarnos previamente sobre las opciones de roaming que tiene nuestra compañía y ver si es compatible con el país de destino. Del mismo modo, tendremos que asegurarnos que haya acceso a internet cómodamente en el lugar donde nos alojamos.
No todo depende de las conexiones, hay que tener mucha atención con los dispositivos que llevamos con nosotros en el viaje. Muchos países tienen enchufes distintos que nada pueden tener que ver con el de nuestro país de origen.
Corremos el riesgo de no poder cargar la batería o hacer funcionar nuestros dispositivos. La buena noticia es que esto puede solucionarse con un simple adaptador de corriente que se puede conseguir en cualquier ferretería.
También el voltaje de cada país varía. El enchufe puede funcionar, pero un voltaje equivocado puede quemar y estropear en segundos nuestros aparatos electrónicos.
Estas cuestiones suelen olvidarse, pero pueden arruinar por completo nuestro viaje y no permitirnos realizar el trabajo por el que hemos viajado. Por eso es muy importante informarse sobre estas cuestiones antes de viajar.
6. Establece un presupuesto
Por más que nuestro itinerario esté planificado al detalle, siempre hay cuestiones que no se pueden controlar. Entre nuestros planes tendremos que incluir las dietas y los viáticos, y no siempre podremos saber el precio exacto.
Además, aunque sepamos cuánto costará, siempre es aconsejable contar con un dinero extra en caso de que haya algún problema o imprevisto que no podamos calcular.
Es aconsejable establecer un presupuesto diario. De esta manera, damos libertad a quien viaja para que elija dónde comer y cómo viajar, pero también evitamos los excesos. Dar carta blanca a quien viaja a la hora de los gastos es algo que muy pocas empresas pueden permitirse.
Evidentemente en un viaje de negocios habrá comidas y cenas de trabajo que, según el protocolo de cada lugar, tendremos que abonar nosotros. Sin embargo, hay que poner cierto límite o el viaje puede costarnos muy caro.
Para establecer el presupuesto hay que tener en cuenta los precios del lugar de destino. El mismo producto puede tener dos precios muy distintos en función del país, y no tenerlo en cuenta puede conllevar que nos quedemos sin dinero al poco tiempo.
Además, no hay que olvidar el cambio de divisa. Una cantidad puede ser muy distinta a otra una vez que se ha hecho la conversión de moneda y lo que aquí era una cantidad razonable, allí puede no serlo.
Todo dependerá del viaje y de cada empresa, pero, aunque sin abusar, es aconsejable siempre que el presupuesto sea mayor y que, en el mejor de los casos, termine sobrando dinero, a quedarse corto en un país distinto al propio.