Estrategias de ahorro en los viajes de negocios

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Los viajes de negocios constituyen uno de los mercados que más ha crecido en los últimos tiempos. De acuerdo con Forbes, este sector mueve 1 billón de dólares al años y ha registrado un promedio de crecimiento del 4 % entre 2000 y 2012.

El estudio publicado por Forbes muestra que en Latinoamérica el presupuesto para los viajes de negocios han crecido 4,2 %, lo cual está muy por encima del promedio de 0,5 % de incremento que se reportó en Europa. Este gasto significa un coste importante para las compañías, las cuales deberían optimizar los gastos para obtener un ahorro importante.

Las empresas deben adaptarse al mercado y ahorrar en costes al momento de organizar los viajes de negocio. En cuanto al trabajador, este realmente no tiene un motivo para ahorrar, puesto que el dinero que se gasta durante el viaje es reembolsado por la compañía y muchas de estas no brindan los incentivos para que el viajero economice en gastos durante su estadía en el lugar de destino.

¿Qué hacer? En primer lugar, reservar con anticipación el vuelo. Esto puede significar un ahorro importante, sobre todo si tenemos en cuenta que si lo hacemos a última hora, las aerolíneas nos cobrarán muchísimo más.

Además de programar el viaje con anticipación, se puede ahorrar si se escoge una época baja del año, donde encontraremos una mayor variedad de ofertas. Muchas empresas también han implementado la ‘gamification’, es decir, una estrategia para invitar al empleado a ahorrar a cambio de ciertos incentivos. El trabajador ganará por ahorrar puntos que podrá usar en futuros viajes.

Asimismo, también puede optarse por escoger un paquete de alojamiento, ofertas, cupones de descuento, entre otras posibilidades que ofrecen muchas aerolíneas. Además, algunas cuentan con promociones para los viajeros frecuentes, de modo que puede construirse un buen historial y recibir reembolsos.

El dinero ahorrado puede emplearse para obtener otros beneficios, como un seguro de viaje. El tiempo es vital en un viaje de negocios, por lo que la pérdida de equipaje o algún retraso puede perjudicar nuestro trabajo. El seguro de viaje ofrece reposición por problemas que ocurren antes y durante el vuelo, de modo que puede salvarnos en más de una oportunidad.

De igual modo, una recomendación de muchos viajeros es no comprar nada cerca a un lugar turístico. La comida y bebida que se expende cerca a establecimientos muy concurridos suele costar hasta el doble de lo que se vende en otros lugares. Así pues, las compañías podrán optar por reservar la alimentación con tiempo en zonas alejadas de estos destinos.

Por otra parte, exigir más detalles en la justificación de gastos puede significar un importante ahorro para la empresa. Facturas completas, recibos detallados y hojas de rutas son instrumentos que ayudan a tener un mejor control de viajes.

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