La importancia de planificar correctamente un Viaje de Negocios

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Un porcentaje muy alto de las operaciones comerciales o de negocios que cerramos en nuestras empresas, se realizan en reuniones de trabajo lejos de ellas, de ahí la importancia de planificar de manera óptima todos los aspectos relacionados con dichos viajes de negocio.

La planificación de tu agenda, el descanso, las comunicaciones, los servicios y la elección del hotel son aspectos que debes estudiar detenidamente y que en nuestro así hicimos para elegir Alojamientos  Líbere en nuestro último viaje…. la elección y el viaje, fueron un éxito total¡¡

Vamos con nuestras recomendaciones para elegir correctamente tu alojamiento en un viaje de Negocios:

Ubicación. – Es recomendable que elijas un hotel que este próximo al lugar donde va a tener lugar la reunión de trabajo, si no es posible, al menos debe contar con una buena, y cercana, red de transportes que te permita llegar a la hora establecida a esa reunión de trabajo.

Una buena elección es escoger un hotel céntrico, como hemos dicho anteriormente, depende la ubicación de la reunión, que te permita realizar desplazamientos a pie y que cuente con un buen número de restaurantes cercanos.

Servicios. – La elección del establecimiento se basa en gran medida en los servicios que te puedan aportar, por eso puede ser una interesante opción el decantarte por un hotel especializado en viajes de empresa.

En todo caso y desde el punto de vista de un viaje de negocios es importante que el hotel disponga de servicios tales como:

  • Conexión a Internet en las habitaciones y resto de zonas del hotel.
  • Servicio de despertador en las habitaciones.
  • Sala de reuniones y conferencias con material tecnológico.
  • Zonas de esparcimiento como spa, gimnasio, sauna, piscina…etc.
  • Servicio de lavandería y Plancha.

La comodidad de las habitaciones. – Es fundamental disfrutar de un buen descanso para poder hacer frente a las reuniones de trabajo en la mejor forma posible, por lo que la calidad y comodidad de las camas es un factor decisivo.

Espacio de Trabajo. – En muchas ocasiones tendrás que trabajar en la habitación por lo que es importante contar con un escritorio amplio y una silla para poder disponer tu ordenador, documentación de trabajo y poder de esta manera trabajar cómodamente.

Calidad del Servicio. – Es muy importante poder disfrutar de un servicio desempeñado por profesionales y que sean capaces de realizar las gestiones y resolver cualquier incidencia de manera rápida y amigable.

Para estos puntos que te acabamos de comentar, es muy importante las referencias y opiniones que de otros clientes puedes obtener en Internet, aparte de la información y fotos que puedas obtener en su página web.

Seguridad. – En determinadas circunstancias y en gran manera dependiendo del país que visites, sería una interesante opción el disponer de una pequeña caja fuerte en la habitación para poder guardar tanto pasaporte o DNI, cantidades económicas o documentación valiosa.

El Precio. – Un elemento que siempre hemos de tener en cuenta, en cualquier caso y especialmente si eres un autónomo o una pequeña empresa. Seguramente un hotel alejado del centro, sea más económico, pero habrás de tener en cuenta los costes de traslados a los centros de negocio.

El hecho de que cuente con más o menos servicios también influye en el precio final. Valora si todos los servicios que te ofertan, y que afectan al precio, los vas a utilizar.

El poder disfrutar de desayunos o comidas durante la estancia en el hotel también influirá en el precio, valora si vas a disfrutar de ellos o no, para decantarte por una opción u otra.

Vamos ahora a ver las recomendaciones necesarias para que vuestro viaje de negocios sea un éxito…

Revisa bien toda la documentación que puedas necesitar…

Revisa que tanto tu DNI como tu Pasaporte (en caso de necesitarlo) están vigentes y en perfecto estado…igualmente aplicable a tu carnet de conducir, aunque no tengas pensado conducir, no está de más que lo tengas en cuenta.

Es muy recomendable conocer si al país que vas a viajar exige algún tipo de visado o si deberás cumplimentar algún tipo de formulario con información acerca de los motivos de tu estancia en ese país.

Dispón de toda la información relevante sobre el destino…

Aparte de las direcciones y ubicaciones de los sitios a los que deberás acudir, no estás de más que tengas alguna información que te podrá resultar de utilidad, como, por ejemplo:

·         Legislación en ese país en cuanto a Sanidad, medicamentos, conducción…etc.

·         Tipos de enchufes y conexiones eléctricas que te vas a encontrar.

·         Cobertura que tendrá tu móvil o portátil, ancho de banda…etc.

·         Formas básicas de comunicarse, tradiciones, expresiones que pueden estar mal vistas.

·        Por supuesto…debes tener nociones básicas sobre su idioma, frases de cortesía, preguntas básicas, saludos y despedidas…etc.

Contrata un seguro de viajes que te cubra de cualquier incidencia…

Es muy recomendable que cuentes con un seguro de viaje que pueda cubrir cualquier incidencia o enfermedad que puedas tener en ese viaje de negocios.

No es infrecuente que haya problemas con los vuelos, cancelaciones, necesidad de pasar más noches por cambios en los vuelos o incluso puede darse la posibilidad de que extravíes o te roben documentos importantes tales como el pasaporte, los billetes…todo eso debe quedar cubierto por un buen seguro de viajes.

Finalmente, pero no por ello menos importante…el seguro de viaje de negocios debe tener coberturas en gastos de asistencia médica o quirúrgica por enfermedad o accidentes, de repatriaciónresponsabilidad civil o cancelación.

Planifica y prepara correctamente tu maleta…

Consulta las medidas y pesos máximos que están permitidos en el vuelo, ten en cuenta que en muchas ocasiones dependerá de la compañía aérea con la que viajes.

Lo habitual es que lleves en el equipaje de mano, la documentación o dispositivos que vas a necesitar para las reuniones de trabajo, por lo que te recomendamos que cuentes con un mecanismo que te permita desplazar la maleta fácilmente (troley) y que cuente con un candado de seguridad o contraseña de apertura.

Optimiza la cantidad de ropa que lleves en la maleta en función de los días que vas a estar fuera y por supuesto de las reuniones a las que tengas que asistir.

Y como lo que viene a continuación nos requeriría un post completo…te recomendamos que eches un vistazo a los numerosos videos que hay en Internet sobre la forma de optimizar la colocación de la ropa en la maleta.

Siempre es importante, pero si estás de viaje más…mantente conectado y accesible para todo el mundo…

Hoy en día es evidente que debes contar con un teléfono, ordenador portátil o tablet con una buena conexión a Internet, para poder trabajar desde cualquier parte del mundo.

Asegúrate que tu plan de llamadas y datos, te permitirán no perder cobertura en ningún momento, estando así disponible y comunicado con todo el mundo en cualquier momento.

También es muy recomendable asegurarte que dispones de todos los cables y enchufes necesarios para poder cargar todos esos dispositivos e incluso puedes llevar baterías portátiles para asegurarte que no te quedas sin batería en el peor momento…como suele ocurrir¡¡

Pon a punto tu Agenda…

Antes de iniciar el viaje debes tener perfectamente planificadas y actualizadas en tu agenda todas las actividades y gestiones que tendrás que hacer en el viaje, como, por ejemplo:

·         Información del cliente y la empresa.

·         Nombres y Cargos de los asistentes a la reunión.

·         Ubicaciones, medios de transporte y horarios de las reuniones.

·         Presentaciones y documentación necesarios.

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