En el mundo de la administración corporativa, las nóminas son uno de los aspectos más importantes dentro de lo que viene siendo el equilibrio financiero de esa empresa en específico. Juegan un papel fundamental en otros aspectos como la retribución de pagos al personal externo o las mismas cotizaciones del salario base de todo el equipo de trabajo del negocio.
Tomando esto en consideración, procedemos a explicarte brevemente algunos de los detalles más relevantes relacionados con las nóminas como un recurso administrativo en la asignación salarial de alguien que está ocupando un puesto de trabajo en tu espacio comercial o industrial.
Tabla de contenidos
¿Qué son con exactitud las nóminas y por qué son tan importantes para el trabajador?
Una nómina, legalmente hablando, es el documento oficial en el que tiene que verse reflejada la cantidad de dinero que un trabajador recibe como compensación por los servicios laborales que ha prestado durante un periodo determinado en la empresa que lo ha contratado.
Comúnmente son emitidas una vez al mes y la importancia de este informe recae en el hecho de que es la prueba detallada del pago del salario base que se recibe en el espacio laboral.
La gestión de nómina de los trabajadores también es un tema crucial por el hecho de que se encarga de administrar estos documentos en los que se informa sobre las contribuciones que está teniendo el trabajador a la seguridad social con sus retenciones salariales.
¿Cuáles son los datos que deben de estar incluidos en una nómina?
Una nómina tiene que estar redactada bajo un formato bastante específico, sabiendo que es un documento que tiene un contenido con sustento legal sobre el contrato de los trabajadores y el ingreso monetario que recibe a cambio de sus servicios.
Los siguientes datos son algunos de los conceptos que tienen que verse reflejados en la cotización de una nómina y en su respectivo informe que acompaña a los salarios de las personas contratadas:
- Datos de la compañía: el código de identificación fiscal de la empresa, el nombre fiscal de la misma, el código de cotización de la seguridad social del proyecto empresarial y la dirección del domicilio social son solo algunos de los datos que tienen que verse reflejados por parte de la empresa que entrega la nómina como justificativo legal del pago que están efectuando.
- Información del trabajador: el nombre completo, el tipo de contrato, el número de DNI o de NIE, el monto que está asignado como parte del salario, el grado de formación profesional y la antigüedad del contrato son los elementos que tienen que formar parte de la nómina en cuanto a la información de los trabajadores que la reciben.
- Periodo de liquidación: aquí se detalla la cantidad de días de trabajo que se están pagando en el sueldo ofrecido. Según el tipo de nómina, puede tratarse de un periodo mensual en el que se informa que 22, 23 o 25 días han sido incluidos en estas cotizaciones, como los turnos cumplidos por el empleado. Aunque también hay nóminas que están configuradas en un formato semanal, quincenal o trimestral.
- Retribuciones: dentro de la estructura de una nómina existen las retribuciones. Básicamente, se trata del desglose de responsabilidades que han sido cumplidas por el trabajador dentro de ese periodo de liquidación y las condiciones de este salario base están fijadas por un convenio colectivo o por un contrato individualizado. También están otras retribuciones que vienen siendo los complementos salariales, las cuales son esa parte del sueldo que tiene que ver con la antigüedad del empleo, las horas extras, la experiencia del trabajador o sus incentivos adicionales.
- Deducciones: las deducciones son la cantidad de dinero que se le resta al salario neto de una nómina por las retenciones que están destinadas al pago del impuesto sobre la renta o las aportaciones mínimas y mensuales al seguro social por parte del trabajador. La cantidad depende de muchos factores, como pueden serlo la cantidad de dinero fijada para el salario bruto del empleado o el tipo de puesto de trabajo que se está ocupando.
Como te comentábamos, la cotización a la seguridad social por ley tiene que venir incluida dentro de la nómina que se le entrega al trabajador.
La categoría o grupo profesional al que pertenece el empleado pueden afectar el monto asignado a esta contribución y algo que tiene que estar muy claro es que las cotizaciones a la seguridad social tienen que estar sustraídas sobre el salario bruto.
Es decir, el salario neto de los empleados del convenio colectivo no puede tener deducciones adicionales y muchísimo menos deben de tener al total devengado de la seguridad social como motivo tipificado.
¿Cuál es la mejor forma de administrar las nóminas desde el departamento de Recursos Humanos?
En los tiempos modernos que vivimos y con la tecnología ofreciéndonos soluciones sobre absolutamente todas las necesidades de nuestra vida, es lógico afirmar que los programas digitales de gestión de nóminas son el mejor recurso para administrar este aspecto de las finanzas de una empresa.
No solo por el hecho de que hacen cálculos de deducciones, percepciones no salariales y básicas retribuciones de los ingresos con base en los perfiles contractuales de cada uno de los usuarios que se registran en el sistema. Ya que también facilitan la asimilación de toda la estructura legal que tiene que sustentar la entrega de una nómina, tales como la firma de recibo por la entrega del salario o el mismo envío automatizado por correo electrónico de esta nómina al trabajador que tiene que recibirla.
Principales beneficios de un software o un sitio web destinado a la gestión de nóminas salariales
A su vez, existen claros beneficios para la empresa en el hecho de escoger un software de gestión de nóminas como la herramienta que se encarga de calcular la base de cotización y el salario líquido a percibir de cada trabajador del equipo.
Muchas de estas ventajas tienen que ver con una optimización del flujo de trabajo administrativo, pero también tienen una base teórica mucho más sencilla de comprender con los siguientes puntos ventajosos:
1. Se ahorra tiempo y dinero
Si el cálculo del salario bruto de los empleados empieza a ser una tarea algorítmica que se basa en los datos que un trabajador de recursos humanos carga en el sistema, se logra ahorrar mucho dinero. Esto gracias a la reducción de la cantidad de personas que tienen que llevar la contabilidad salarial de la empresa.
2. Puedes monitorear horarios y rendimientos
Como los datos que se cargarán en el sistema tienen que ver con los horarios y los turnos que cumplen cada trabajador según sus condiciones contractuales, también tienes la posibilidad de monitorear esta información. Eso debido a que todos estos detalles quedan almacenados en la base de datos del programa como sustento informático de las nóminas que ya han sido entregadas por la empresa en el pasado.