Herramientas Necesarias para Implantar el Teletrabajo con Éxito

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El mundo ya estaba cambiando antes de esta crisis y saldrá después de ella renovado.

El teletrabajo, que tan lentamente estaba aplicándose en las empresas, será implementado en más sectores.

Porque el teletrabajo es positivo para las empresas y para la economía en general.

Ahorra gastos, tanto a empleados como a la empresa, estas pueden acceder a un mayor número de profesionales y, además, aporta más flexibilidad mejorando la productividad de los trabajadores, ya que permite conciliar mejor la vida laboral con la personal.  También se optimiza el tiempo, reduciendo los desplazamientos innecesarios, disminuyendo la contaminación ambiental.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo no solo significa trabajar en casa. Teletrabajar se refiere a trabajar en remoto o a distancia. Puede ser en tu domicilio, en un coworking o en una oficina.

El trabajo a distancia no tiene que ser todos los días. Puede ser algunos días en casa y otros en la oficina. Esta fórmula es la que más se está utilizando por parte de las empresas.

¿Funciona el teletrabajo en España?

En España solo el 4,3% de la población activa trabaja a distancia, y la mayoría son autónomos o freelancer. Los asalariados son un tanto por cien muy residual.

Quizás esa cultura del presencialismo, y no del trabajo por objetivos, sea una de las razones. Porque otros países como los Países Escandinavos, Holanda o el Reino Unido llegan al 25% los trabajadores que en ocasiones trabajan a distancia.

Herramientas para el teletrabajo

Teletrabajar no es nada fácil y no todos los trabajadores están capacitados o dispuestos a hacerlo. El trabajo a distancia significa ser muy organizado y marcarse objetivos diarios.

Puedes ver algunos consejos de teletrabajo.

Para que el teletrabajo funcione es necesario implantar sistemas y herramientas que faciliten y garanticen el éxito del trabajo a distancia, si no será un completo fracaso.

Centralita virtual

Una centralita virtual es casi imprescindible para una estrategia que cuente con trabajadores a distancia.

Es un sistema de telefonía avanzado en el que se pueden crear tantas extensiones como puestos de trabajo se dispongan, tanto para móviles, para fijos o teléfonos VoZ IP.

Solo se necesita un teléfono móvil, fijo o una conexión a internet para trabajar en cualquier parte del mundo.

esquema de una centralita telefonica virtual

Por ejemplo, si un empleado trabaja desde casa y enviarle la llamada desde el teléfono de la empresa, solo necesita marcar la extensión del trabajador para que pueda atenderla desde su ordenador, fijo o móvil. Esté donde esté.

Con una centralita virtual puedes crear extensiones telefónicas para varios trabajadores sin importar en qué lugar estén.

Además una centralita virtual dispone de buzón de voz en el cual si las extensiones en las que suena no atienden las llamadas envía un email a los correos definidos para saber al instante el mensaje de la llamada.

Con una centralita virtual puedes llamar desde tu teléfono mostrando al interlocutor el número de la empresa dando una imagen más profesional y evitando mostrar tu número personal.

Las centralistas telefónicas virtuales son muy poco costosas por lo que permiten a las pequeñas y medianas empresas acceder a este sistema de comunicación, imprescindible actualmente. Las llamadas entre extensiones VOIP, por ejemplo, son gratuitas.

Número virtual

El número virtual es la mejor opción para separar la vida laboral de la vida personal para los que trabajan en casa.

Con el número virtual, además de no tener que utilizar el número personal, podemos configurar diversos buzones de voz para activar, por ejemplo, fuera del horario de trabajo y los mensajes llegarán al email que hayas establecido.

También el número virtual nos permite tener separado nuestro WhatsApp particular, el que utilizamos con familia y amigos, del WhatsApp para comunicaciones profesionales.

Herramientas para videoconferencias

Cuando una empresa apuesta por el trabajo a distancia la comunicación regular con los trabajadores en remoto es imprescindible para mantenerlos comprometidos. Es esencial que el trabajador a distancia sienta que es parte de un equipo, que no está aislado.

Aparte de correos electrónicos o mensajes es importante que haya contacto visual. Por eso es importante planificar cada X días, según empresa o proyecto, videoconferencias.

Es mucho mejor comunicarse viendo el lenguaje corporal de tu interlocutor. Las expresiones faciales, los gestos, nos ayudan a entender mucho mejor el mensaje.

Hay muchas aplicaciones para la realización de videoconferencias, algunas entre dos personas y otras que permiten la conexión de todo el grupo. Skype, WhatsApp, Zoom, Loom o Google Meets son alguna de ellas.

Herramientas de gestión de tiempo y proyectos

El teletrabajo se basa en objetivos que hay que cumplir. El cumplimiento de esos objetivos marcará el buen funcionamiento de este sistema.

Trabajar desde casa no es fácil porque es el propio trabajador el que gestiona su tiempo. Y gestionar un grupo de trabajadores a distancia que vayan cumpliendo las etapas del proyecto tampoco es fácil.

Por eso hay que valerse de herramientas de productividad y de gestión de proyectos. Hay muchas.

Trello, Asana, Monday, Todoist son herramientas que nos permite organizar el trabajo en grupo mediante listas con una serie de tareas a realizar. Conforme las tareas se van cumpliendo se van archivando.

Es importante gestionar el tiempo para ser productivo y poder desconectar del trabajo cuando lo haces en tu propia casa.

Conclusiones

El teletrabajo, obviamiente, no es para todos los sectores, pero tampoco es para todos los trabajadores. El éxito para implantar el teletrabajo es contar con las personas adecuadas para realizar ese trabajo.

Contar con una buena infraestructura en comunicaciones es fundamental. Lo mismo que no dejar aislado a los trabajadores a distancia, y fomentar la colaboración entre ellos para conseguir objetivos.

Si tienes éxito con la implementación del teletrabajo conseguirás empleados más comprometidos y más productivos. Y a la vez los trabajadores podrán disfrutar más de su vida laboral y personal. Todos ganan.

Como punto final recordar que según la guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de la jornada laborallas empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualquiera otra situación en la que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

Para esto lo mejor es utilizar una aplicación para fichar y tener los registros horarios de las jornadas laborales de todos los trabajadores, presenciales y a distancia.

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