Destrucción periódica de documentos: en que consiste

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Una de las acciones importantes dentro del manejo de gestión documental está enfocada con la destrucción periódica de documentos. Proceso que se realiza cuando el ciclo de vida de un escrito ha finalizado.

Si en tu oficina o cualquier otro establecimiento posees cantidades excesivas de manuscritos y no sabes cuáles destruir, sigue leyendo este post y descubre en que consiste la destrucción periódica de documentos, en qué tiempo debemos deshacernos de ellos y que necesitamos para destruirlos.

Qué es la destrucción periódica de documentos

La destrucción periódica de documentos es un proceso que se realiza durante la depuración permanente de algunos registros. Es importante tener en cuenta que esta eliminación solo se realizará por medio de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, que consiste en la pérdida de utilidad en cualquier aspecto, permitiendo desechar una vez los tiempos de períodos de vida hayan terminado.

Cuanto tiempo tenemos que guardar documentación

El artículo 30 del Código de Comercio contempla que los patrones tienen el deber de conservar los documentos durante un lapso de 6 años. Dicho plazo empieza a regir contando el último asiento realizado en los libros. Siempre y cuando no exista disposición general o especial que amplíe dicho período.

Necesito una certificación de la destrucción de documentos

El certificado de destrucción de documentos es un acta que legaliza que una empresa ha destruido escritos personales de manera segura, cumpliendo con los parámetros establecidos en la ley.

Por ello es importante que al momento de contratar los servicios de una empresa de destrucción de documentos debes cerciorarte que haga entrega de este certificado y así resguardar a la empresa de una inspección o auditoría. Este documento debe especificar; fecha de destrucción, método empleado para la destrucción de documentos, nivel de corte y tamaño final de la partícula, lugar de destrucción.

En caso de que tu compañía se enfrente una auditoría, inspección o acción legal, el certificado de destrucción será una pieza importante para demostrar que los datos confidenciales se han eliminado de manera segura, correcta y responsable.

Pero si eres tú mismo quien destruyes los documentos, jamás podrás tener este importante registro y, por tanto, no estarás protegido ante posibles auditorías, inspecciones que pudieran presentarte en un futuro en tu empresa, por lo que se sugiere, que realices este proceso de la mejor manera posible.

Qué tipo de documentos necesito destruir

A la mayoría de las personas les resulta fácil romper cualquier papel sin tomar en cuenta algunas medidas de seguridad. Para ello, es importante saber al momento de eliminar un escrito, qué debemos desechar para en un futuro no lamentarnos de haber destruido el manuscrito equivocado.

A continuación, conoce los documentos que generalmente se deben destruir siempre y cuando se haya cumplido el tiempo establecido necesario:

  • Información personal

Según con lo que establece el RGPD, las compañías están en la obligatoriedad de desechar datos confidenciales cuando no sean necesarios, siempre y cuando no sean utilizados para el fin que fueron recogidos

  • Información que podría usarse para cometer un delito

Es de vital importancia destruir este tipo de información y así evitar que los estafadores puedan usar datos personales de las personas para obtener tarjetas de crédito, préstamos, abrir cuentas bancarias entre otras cosas.

  • Registros empresariales

Este tipo de certificado se debe eliminar de manera segura en el momento indicado.

  • Registros de transacciones

En caso de que no poseas documentos que contengan información de la empresa, lo mejor es destruirlo lo más pronto posible.

  • Registros de RR. HH

Este tipo de documento pudiera conservarse más tiempo de lo normal del tiempo de su caducidad.

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