5 preguntas sencillas sobre las salas de conferencia

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Las salas de conferencia son espacios para lograr una comunicación empresarial mutuamente beneficiosa. Es aquí donde se llevan a cabo las negociaciones, conferencias, capacitaciones, seminarios y eventos especiales.

En España, alquilar una sala de conferencias cómoda y de alta tecnología, es en sí mismo, un requisito previo para el éxito de las comunicaciones empresariales. Puedes encontrar las mejores salas de conferencia en Barcelona, equipadas con la última tecnología.

Si estás pensando en alquilar una sala de conferencia para tu próxima reunión, asegúrate que esté bien equipada y tenga todos los servicios que necesitas. Esto fortalecerá la imagen de la empresa y aumentará tu reputación. Para facilitar tu elección, te invitamos a leer las siguientes preguntas antes de alquilar un espacio.

1. ¿Cómo debe estar equipada una sala de conferencia?

Una sala de conferencia debe contar con sistemas de visualización y sonido para facilitar la transmisión de la información. Si falta al menos uno de estos sistemas, entonces esta no es una sala de conferencias, sino solo una sala de reuniones.

Estas salas, deben estar en la capacidad de organizar una videoconferencia o, al menos, mostrar una presentación multimedia en una pantalla de proyección, utilizando equipos de amplificación de sonido.

2. ¿Qué son las salas de conferencias multifuncionales?

Como regla general, se llaman multifuncionales, porque no están definidas para un uso en particular, sino para muchos propósitos, por ejemplo:

  • Realizar reuniones ordinarias.
  • Escuchar a un orador, mientras miras materiales de vídeo.
  • Organizar videoconferencias.
  • Para ver películas, como en un cine normal.

3. ¿Cuáles son los diseños para la audiencia en la sala de conferencia?

Hay muchas opciones para alojar a los participantes y espectadores en las salas de conferencia, todas ellas dependerán del propósito de la reunión. Las cinco opciones principales son las siguientes:

Forma u: Este tipo de distribución generalmente se usa para hacer cursos formativos, entrevistas de trabajo, dinámicas de grupo o presentaciones de trabajo. Tienen capacidad para 18 – 25 asistentes.

Banquete: Es el indicado para reuniones de trabajo en equipo con grupos grandes. Suelen tener una capacidad entre 30 – 40 asistentes.

Imperial: En el diseño imperial se distribuyen las sillas alrededor de una mesa rectangular, esto para tener más acercamiento entre los asistentes y un mejor contacto visual. Generalmente, tienen una capacidad para 25 – 30 asistentes.

Escuela: Este arreglo es adecuado para un grupo mediano de oyentes, por ejemplo, para sesiones de capacitación, sesiones informativas y conferencias. Suelen tener una capacidad entre 20 – 30 asistentes.

Teatro: Si esperas una gran cantidad de oyentes durante tu presentación, la distribución teatro será la más apropiada. Se caracteriza por la ausencia de mesas y otros muebles. Las sillas de los participantes se colocan de forma lineal hacia la tribuna, para fijar la vista en el orador. Tienen una capacidad aproximada para 40 asistentes.

4. ¿Qué es el sistema de visualización y sonido de las salas de conferencia?

El primero es un equipo para mostrar información visual a través de un proyector y una pantalla. A menudo, cuando la sala de conferencia es muy grande, se instalan varias pantallas para facilitar el trabajo con información visual. Estas pantallas adicionales no duplican la información, sino que muestran materiales de referencia útiles.

El sistema de sonido de las salas de conferencia es la reproducción de la información, de tal manera que sea igualmente audible en cualquier lugar de la sala. Existen sistemas de sonido con posibilidad de traducción simultánea, estos aumentan considerablemente la calidad de los eventos.

5. ¿Qué otros tipos de equipo ofrecen las salas de conferencia?

Adicional a los sistemas de visualización y sonido antes descritos, las salas de conferencia cuentan con otros equipos que permiten que la información se transmita claramente.

Monitor interactivo. Es una pantalla táctil, que soportan múltiples toques simultáneos. Especial para conferencias que requieren la interacción simultánea de los participantes.

Equipo de videoconferencia (VC). Es usado para transmitir de forma remota una conferencia.

Videowall. Es un equipo de video conformado por varios monitores o pantallas. Son agrupados de forma contigua para formar juntos una gran pantalla.

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