¿Qué es un programa de gestión de nóminas y qué ventajas tiene?

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Si eres de los que tiene a cargo la gran responsabilidad de llevar el control de nóminas debes mantenerte actualizado en cuanto a las nuevas herramientas de trabajo, pues gracias a sus ventajas permiten realizar la gestión de nóminas de manera eficiente. 

¿Cuánto tiempo inviertes en elaborar las nómina y cuál es la inversión en dinero que haces para que resulte perfecta? Al descubrir todas las maravillas que puedes hacer con un programa de gestión de nóminas nunca más querrás volver a hacerl las nóminas manualmente.

¿Qué es un programa de gestión de nóminas?

Se trata de un programa utilizado en la gestión laboral que permite aligerar y flexibilizar la elaboración de las nóminas, de manera que la carga de los responsables sea menor y dé como resultado un mayor aumento de la producción, tareas automatizadas, reducción de errores y cálculos exactos de impuestos o sueldos.

El programa de gestión de nóminas se convertirá en tu aliado efectivo para realizar esta tarea. A través de este podrás calcular sueldos e impuestos de forma automática, ahorrando así tiempo del que puede disponer para otra actividad relacionada con la empresa.

Estos cálculos siempre serán exactos, ya que los sistemas suelen contar con registro de faltas, horas trabajadas, vacaciones, otros. De igual forma puede automatizarse el pago de los empleados considerando los impuestos y las deducciones.

Todo el proceso que se ejecuta con este programa da garantía de un trabajo eficaz, preciso y óptimo.

¿Cómo elaborar una nómina utilizando un programa de gestión?

Para elaborar una nómina es necesario considerar diferentes aspectos en relación al tipo de contrato, situación personal del empleado, convenio colectivo, categorías, pagos extras, cotizaciones, entre otros, por lo general esta información se encuentra en los archivos del equipo encargado de recursos humanos.

Ahora si eres emprendedor autónomo te corresponderá elaborar la tarea por ti mismo, por lo que se hace necesario que te documentes acerca del tema para que lo hagas correctamente.

Como tal la elaboración del documento no presenta mayor complejidad, si consideras paso a paso las instrucciones, estoy seguro de que lograrás realizar un buen trabajo.

  • Encabezado de la nómina

En este apartado deben estar los datos de la empresa, dentro de ellos, su nombre legal, domicilio fiscal y el código de cuenta de cotización, que es aquel código que la Tesorería General de la Seguridad destina a una empresa o a los encargados de realizar el pago de los plazos de la seguridad social.

Otro de los aspectos que debes considerar son los datos personales del trabajador, DNI, número con el que se encuentra afiliado a la seguridad social, grupo profesional o categoría, grupo de cotización, fecha de antigüedad y código correspondiente al contrato.

Por último, el período de liquidación, siendo este el mes trabajado del que se hace referencia en la nómina, incluyendo fecha de inicio, de culminación y el total completo de los días.

  • Devengos

Para este espacio, debes hacer referencia a todos los aspectos relacionados con los conceptos salariales que los empleados han percibido durante el transcurso del mes y no han sido todavía objeto de deducciones.

Estos devengos se clasifican en percepciones salariales y no salariales, dentro de las primeras se suman el total de los ingresos que percibe el trabajador, resumidos en: salario base, complementos del salario, horas extras trabajadas, pagos extraordinarios, asignaciones voluntarias.

En cuanto a las percepciones no salariales abarcan aquellas en las que no cotiza la seguridad social, en ella se puede incluir indemnizaciones, prestaciones de la seguridad social, suspensiones o despidos o cualquier gasto extra ocasionado por el trabajador.

  • Deducciones 

Las deducciones corresponden al tercer paso que se registra en la nómina, allí vas a reflejar todas y cada una de las deducciones que se descuentan de los devengos, una vez realizadas, quedará entonces ya calculado el pago exacto que tiene que recibir el trabajador.

Ahora bien, quizá te preguntes cómo puedes orientarte en las deducciones que se deben tener en cuenta, para ello debes considerar:

  • Aportes del trabajador al seguro social, que es el resultado de la suma de algunas deducciones que se calculan al restar un pequeño porcentaje a la base de la cotización del empleado.
  • IRPF, se puede cuantificar según los ingresos que percibe el trabajador y su condición personal.
  • Anticipos, sólo se considera cuando la empresa ha adelantado el pago a algún trabajador, si no, se deja el espacio en blanco.
  • Valor de productos recibidos en especie, este tipo de productos que han sido recibidos también se deben incluir en las deducciones.
  • Otras deducciones, corresponde a los préstamos que la empresa ha hecho al trabajador o las cuotas sindicales.

Cómo calcular la base del IRPF

Para que puedas realizar este cálculo debes considerar que este no depende solo del sueldo de un empleado. Aquí también se contempla su situación personal, por lo que el proceso puede resultar más complejo. Puedes ayudarte con la calculadora que Hacienda pone a disposición del público.

El resultado que arroja la calculadora, es la cantidad que colocarás en la cantidad que corresponde a la retención de IRPF.

Recuerda siempre que cualquier cambio que se le haga al trabajador, ya sea el sueldo o situación laboral, genera una actualización del IRPF, por eso se recomienda estar en constante actualizaciones regulares, a fin de que el nuevo porcentaje sea siempre el correcto.

¿Cómo calcular las bases de cotización?

Estas bases las encontrarás en el pie de la nómina con el nombre de Determinación de las B. de cotización a la S.S. Y aquellos conceptos de recaudación unida y el aporte a la empresa.

En la nómina se clasifican en tres tipos de recaudación: Base de cotización por contingencias comunes, por contingencia profesionales y de recaudación conjunta y aquella que está sujeta a la retención del IRPF.

Una vez que hagas todos los cálculos requeridos podrás visualizar entonces el líquido total que corresponde al trabajador.

¿Cuál es el líquido total a percibir?

El líquido total que el trabajador ha de percibir será el resultado arrojado después que se haya hecho el proceso de deducción y devengos del trabajador, el cual reúne remuneración total y pagas extras.

Ventajas del uso de programas de gestión

Las ventajas que el mismo ofrece son innumerables, los programas de gestión de nómina son tus grandes aliados a la hora de realizar este gran trabajo.

A través de estos programas puedes percibir un fraude, el depósito es directo y rápido, reduce los márgenes de error, te evita ser sancionado mientras se procesan los impuestos, las actualizaciones se realizan de manera continua, cuentas con mayor ahorro de tiempo en el proceso y mucho más.

El mundo de los negocios está en un constante cambio, si eres autónomo deberás familiarizarte con toda la información y es muy recomendable plantearse utilizar un software empresarial para hacer nóminas que te garantice que se haga todo correcto y que cumplas las garantías.

Si estás interesado en un programa de gestión de nóminas que ayude a ahorrar tiempo, dinero y trabajo haz clic aquí para encontrar toda la información que necesitas para empezar.

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