Quien se ocupa de administrar una flota es la empresa de transporte, que es consciente de que uno de los aspectos más importantes es la gestión de los vehículos.
Por lo tanto debes contemplar todas las actividades que permitan mitigar el impacto económico que la flota de vehículos puede tener en el precio del transporte. En este artículo entenderemos realmente qué es la gestión de flotas y encontrarás algunos consejos fundamentales para mantener tu flota bajo control.
¿Qué es la gestión de la flota?
La gestión de flotas es una actividad estratégica fundamental para una empresa que funciona en el sector del transporte. Incluye numerosas actividades, tales como:
- Gestión de adquisición y disposición de vehículos.
- Gestión logística de los vehículos mediante depósito y traslados.
- Contratos de responsabilidad civil del automóvil.
- Mantenimiento de los vehículos.
- Gestión de gastos (combustible, impuestos, reclamaciones, etc.).
- Actividades de planificación de la misión.
El objetivo de la gestión de flotas es optimizar en la medida de lo posible cada una de las actividades, para obtener una mejor eficiencia y productividad en cada transporte.
En este sentido, este tipo de empresas se encargan de revisar constantemente varios parámetros, incluido el gasto en combustible para evitar cualquier tipo de derroche. Lo que se traducirá en un gran ahorro para tu empresa.
Asesoramiento práctico para la gestión de la flota de la empresa
Como se mencionó anteriormente, la gestión de la flota involucra enormes responsabilidades.
A menudo los márgenes de ganancias son muy estrechos, y una mala gestión de la flota puede empeorar la situación. Esto significa que en la gestión de flotas no te puedes dar el lujo de improvisar.
Dicho esto, te daremos algunos consejos para que gestiones eficazmente la flota de tu empresa.
Consejos para una buena gestión de flotas
Una buena gestión de flotas requiere de un sistema para administrar todos los datos necesarios para las evaluaciones estratégicas. Sería impensable, considerando la tecnología más moderna, administrar flotas, incluso las más pequeñas, con papel y bolígrafo.
En la actualidad existen herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a monitorizar constantemente los vehículos en todos los aspectos. Te ayudan a mantener el kilometraje bajo control, un aspecto fundamental para evaluar la consistencia de la flota de tu compañía.
Además, pueden avisarnos de cualquier fallo, la aproximación de la caducidad o el mantenimiento programado.
En este sentido, de acuerdo con el principio de que es mejor prevenir que lamentar, es esencial diseñar un plan de mantenimiento de la flota. Así no se te olvidará o se solapará con otras actividades, lo que puede hacer que la gestión de la flota de vehículos sea más complicada.
Los estándares tecnológicos han evolucionado tanto que todos los datos de diferentes fuentes se pueden recopilar en una sola solución. Facturas de proveedores (empresa de alquiler, combustible, mantenimiento), información sobre vehículos y conductores, equipos y repuestos.
La recopilación y conciliación de todos estos datos puede ser difícil si tienes una flota de vehículos muy grande.
Además, se hace aún más complejo para las grandes empresas que necesitan administrar diferentes centros de asignación y/o facturación, siendo la mejor opción por lo tanto subcontratar.
Subcontrata algunas actividades
Algunas actividades que necesitan ser monitorizadas, como la integración de los datos del proveedor, la generación de informes o la gestión de multas, pueden convertirse en actividades pesadas que requieren mucho tiempo.
Si buscas ayuda externa te apoyarán con estas actividades y podrás dedicar más tiempo a otras de mayor valor añadido para tu negocio, por ejemplo:
- Análisis y optimización de costes y datos de flotas.
- Búsqueda, comparación y negociación de proveedores.
- Optimización de impuestos.
- Administrar la relación con los conductores y efectuar políticas efectivas para reducir el coste operativo.
Como ves, la gestión eficiente de una flota de vehículos para cualquier empresa es una operación compleja que debe formar parte integral de las actividades estratégicas de la compañía.
Es por eso que requieres de un control cuidadoso que garantice un mayor rendimiento para el negocio.
Además, una buena gestión marcará la diferencia con relación a los competidores. Afortunadamente, los avances tecnológicos hacen que la gestión de flotas sea una actividad menos compleja y más fácil de manejar.
