Si algo caracteriza el desarrollo diario de nuestra empresa y por supuesto, la creación inicial de la misma, es la gran cantidad de documentación que generamos en nuestra actividad …evidentemente y más hoy en día, la tenemos perfectamente organizada y almacenada en nuestros ordenadores, y discos duros.
Hablamos de Presupuestos, solicitudes de compra, albaranes, recibos, facturas, contratos, catálogos de muestras, actas de la empresa y documentos de constitución, información sobre clientes…no hace falta que sigamos, verdad???
Imagínate por un momento que toda esa documentación, vital en la mayoría de los casos, que tienes en tus ordenadores, de repente, sin previo aviso, enciendes el ordenador del trabajo o el sistema informático de la empresa…y ha desaparecido…así de repente¡¡¡ tranquilo, es solo un ejercicio de imaginación…pero supongo que te habrás hecho una idea de los terrible que para tu empresa podría ser que esa situación se convirtiese en real…es hora de adquirir un buen software de copia de seguridad que te permita estar totalmente tranquilo frente a esa posible situación.
Un error que cometen muchos emprendedores y empresas es el afrontar esta necesidad cuando ya se ha producido el problema….No esperes que se produzca el fallo para buscarle remedio…es hora de contar cuanto antes con una correcta estrategia de copias de seguridad que nos permita tener esa información en varias copias distintas, en diferentes ubicaciones y que podamos recuperar de manera fácil y rápida.
Esta necesidad de contar con una política de seguridad y recuperación de la información cobra mucha más importancia a partir del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales, ya que se establece una obligación de proteger los datos personales desde el mismo momento de su recopilación.
En nuestro caso y para que contéis con toda la seguridad cuando recogemos información de nuestros visitantes, contamos con la ayuda EaseUS, que nos permite garantizaros la total seguridad y disponibilidad de la información que tenemos en El Rincón del Emprendedor.
Vamos a tratar con más profundidad, ciertos aspectos de que debes tener en cuenta a la hora de establecer tu estrategia de copias de seguridad:
1.- Determinar la información que queremos resguardar. – Deberemos hacer un análisis para clasificar toda la información corporativa y así poder determinar cuál es la importante y cual no, con el fin de evitarnos perder tiempo y espacio con información que no es relevante.
2.- Periocidad de la copia de seguridad. – La periocidad y la frecuencia de las copias de seguridad, dependerá de la importancia que tenga la información. Lo normal es realizar copias una vez a la semana ya que es un proceso que suelen tardar unas horas y se suele utilizar el fin de semana para realizar dichas copias. En el caso de que la información sea critica podríamos establecer una copia de seguridad diaria, preferentemente al final de la jornada de trabajo.
3.- Ubicaciones diferentes para las copias. – Es una excelente practica el asegurarnos que la copia o copias se almacenan en sitios diferentes a la ubicación principal. Por muchas copias que hagamos, si las almacenamos en el mismo sitio y hay un robo, un incendio, una inundación o incluso un terremoto…de poco nos van a servir esas copias.
Nuestra recomendación es que externalicéis, en la medida de lo posible, toda la gestión y almacenamiento de las copias de seguridad.
4.- ¿Copias automáticas o manuales? – Deberemos tener en cuenta que el factor humano es impredecible y fiar a ese factor, el hacer correctamente las copias de seguridad es arriesgado…un olvido, un error al hacer dicha copia y sobrescribir información…puede pasar u ya os podéis imaginar las consecuencias¡¡
Es importante automatizar el proceso, ya que el factor humano siempre tiene un riego de error, pero deberemos asegurarnos el disponer de una supervisión y control que garantice el éxito.
5.- Realización de Pruebas. – No solo basta con realizar las copias de seguridad y confiar en que, si hay un fallo, la restauración se va a llevar a cabo con éxito…debemos probar que esas copias funcionan perfectamente, es lo que se denomina prueba de restauración.
Nuestra recomendación además de todo lo anterior es que tomemos medidas complementarias para evitar pérdidas de información del tipo proteger nuestros equipos informáticos contra fallos eléctricas, mantener los antivirus actualizados, tener activado el firewall, …etc.
