La digitalización de documentos PDF, clave en la gestión documental de las empresas

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Sinopsis → La digitalización de las empresas, actualmente, es algo imprescindible. Y en esa tarea, la digitalización de documentos es una de las primeras acciones a realizar. El PDF es el formato estándar desde hace muchos años. La herramienta de FormatPDF nos permite cambiar, unir o editar los documentos PDF para ayudarnos en la correcta digitalización de nuestros documentos.

Para las empresas, y para cualquier negocio, administración o incluso para las familias, el proceso digital debe ser primordial. Podemos definir la digitalización como el “el proceso de convertir la información en un formato digital, es decir, legible por un ordenador, y en el que la información está organizada en bits.”

La digitalización nos permite consultar cualquier documento desde nuestros dispositivos electrónicos, ya sea la factura de la luz o el último presupuesto enviado. Con esto conseguimos aumentar nuestra productividad porque podemos acceder a cualquier dato desde cualquier lugar y de manera muy sencilla y rápida. Con la digitalización dejamos de manejar y almacenar documentos en papel para ser más eficientes.

Digitalización de documentos en PDF y otros archivos

Recibos, albaranes, facturas de compra, pedidos, tiques… Todo debe ser archivado y guardado.

Los días que esos papeles se guardaban en archivadores o cajas han pasado. No tiene sentido conservar esos documentos que pueden ser importantes en papel. Hay que digitalizarlo todo para que se conserven bien y sea fácil buscarlos cuando se puedan necesitar.

A la hora de digitalizar documentos hay algunas cosas a tener en cuenta:

  • Ver qué tipo de documento se trata.
  • Ponerle un nombre concreto
  • Estructurar la información
  • Elegir el formato
  • Realizar copias de seguridad

Según el documento que tengamos que digitalizar tendremos que hacerlo de una u otra forma. No es lo mismo el tique de una comida de trabajo que una factura. Si los documentos que manejamos como facturas o presupuestos son ya digitales solo habrá que archivarlos correctamente.

Algunos documentos bastarán con hacerles una foto con el móvil, otros tendremos que escanearlos y otros tendremos que utilizar alguna herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transformar imágenes en texto.

Pero la digitalización de documentos no solo consiste en guardar los documentos en el ordenador. Hay que tenerlos organizados para poder encontrarlos y consultarlos fácilmente. Para ello hay que seguir unos criterios. El nombre de los archivos nos ayudará a que todo esté bien organizado.

Obviamente es imprescindible realizar una copia de seguridad de todos los archivos, no vale con que estén en un solo lugar y que falle nuestro equipo y lo perdamos todo. Los archivos que puedan ser consultados por varios integrantes del equipo deberían estar en la nube.

Por último, es necesario que tengan un formato. En la Guía de Aplicación de Documentos Electrónicos elaborada por el Ministerio de Hacienda enumera los requisitos técnicos para la digitalización de documentos en cuanto a resolución, profundidad de color o formato. Y recomienda varios formatos como JPEG, PNG, TiFF o PDF, recomendando este último como opción preferente en la mayor parte de los casos.

Qué son Los Archivos PDF

Los archivos PDF, desde 1993, son el estándar para la mayoría de los trámites y documentos. Pertenece a la compañía Adobe (Photoshop, Premiere, Lightroom entre otros softwares) y fue creado con dos finalidades:

  • Que se pudieran abrir los archivos desde cualquier sistema operativo, sin necesidad de tener instalada la aplicación con la que se creó.
  • Que da igual dónde lo abras que el documento se verá igual.

Imágenes, trámites, textos, formularios, webs… codificadas en PDF se muestran correctamente en cualquier dispositivo ya sea un ordenador, una tablet o un móvil. Windows o Mac.

Si una factura o presupuesto lo enviamos en Excel, por ejemplo, puede que el receptor no lo vea igual que nosotros lo hicimos porque tenga una versión anterior o posterior de Excel o, simplemente, que no tenga instalado Excel. Si enviamos un archivo PDF verá el documento tal y como ha sido creado. Por eso, es el estándar en el intercambio de documentos.

No tiene ningún sentido archivar documentos en Word, por ejemplo, cuando está continuamente actualizándose y llega un momento que las versiones antiguas no se leen correctamente.

El problema de los PDF es que son solo de lectura. Si quieres modificar un PDF tienes que comprar la aplicación de Adobe que tiene un precio superior a los 15€ mes con compromiso anual. Si le vas a sacar partido es la mejor opción, pero si solo la utilizas de vez en cuando para cosas puntuales hay aplicaciones que te permiten modificar o cambiar los PDF de manera muy sencilla, sin ningún desembolso.

Herramienta FormatPDF

herramienta para digitalizar documentos PDF

FormatPDF es una herramienta online con la que se puede realizar cualquier acción sobre un documento PDF. Sin necesidad de instalar ningún programa, y desde cualquier dispositivo, se pueden hacer cambios en nuestros PDF, y gratuitamente.

Y es que para ordenar y clasificar de manera eficiente nuestros archivos hay acciones que necesitaremos realizar como:

Editar PDF

Con la función de editar PDF podemos modificar cualquier parte de nuestro documento, ya sea por una errata o por un cambio necesario. Podemos añadir o borrar imágenes, dar formato al texto, añadiendo subrayados o negritas, cambiar la fuente… Conviertes tu PDF en un archivo editable.

Unir PDF

Esta opción es muy interesante porque nos permitirá incluir en uno solo varios archivos PDF para organizar mejor nuestros documentos. Podemos juntar, por ejemplo, todas las facturas mensuales de cualquier software o cualquier servicio en un solo documento. Además, puede configurarse el orden de las páginas.

Si en un futuro necesitas solo uno de los PDF unidos, con esta herramienta también puedes dividir, extrayendo las páginas que necesites.

Convertir PDF a Word o a cualquier otra extensión

Puedes convertir los PDF a Word, por ejemplo, solo seleccionando el formato que necesites. Tu archivo PDF se convertirá en cualquiera de los archivos aceptados (Excel, txt, rtf, jpeg, Power Point, html…). Obviamente, luego podrás convertir esos archivos, otra vez, a PDF.

Firmar PDF

Las firmas electrónicas online son legalmente vinculantes. Muchas veces es necesario poder firmar los documentos que envías en PDF, como contratos o presupuestos. La herramienta FormatPDF nos permite firmar estos documentos de manera muy sencilla.

Como ves, con esta herramienta online podemos trabajar nuestros archivos PDF, que son la mayoría de los documentos archivables de cualquier empresa, de manera sencilla y gratuita.

La gestión documental en las empresas

Una buena gestión documental nos debe permitir gestionar, organizar y clasificar toda nuestra información digitalmente.

Esta gestión de los documentos tiene muchas ventajas:

Menor espacio de almacenamiento. Digitalizar los documentos reduce la necesidad de archivadores, cajas, estanterías… Se libera un amplio espacio en la oficina, muy importante en las Pymes y para los autónomos.

Seguridad mejorada. Para cualquier empresa es de vital importancia todo lo relativo a la seguridad. En una estantería no están los datos protegidos y están al alcance de cualquier persona. Además, es más fácil extraviarlos, traspapelarlos o perderlos en caso de un infortunio, como una inundación o incendio. El papel, también, se deteriora rápidamente.

Cumplimiento normativo. Hay documentos que hay que guardar durante determinados años, otros que no son necesarios conservar y se pueden eliminar, otros que vencen en determinadas fechas… Una gestión de documentos óptima nos permitirá organizar todos esos documentos digitales según su necesidad.

➠  Sencilla recuperación. Buscar o recuperar documentos lleva mucho tiempo y ahorrar tiempo es ahorrar dinero.

Mejor colaboración. El intercambio de información y colaboración entre equipos es fundamental para cualquier negocio. El poder acceder a información importante desde cualquier lugar y poder compartirla a través de distintos medios, ya sea por correo electrónico o en alguna aplicación en la nube hace que aumente la productividad.

Productividad. El tiempo es valioso y el tiempo que ahorramos se traduce en un aumento de productividad. Además, acceder a la información que necesitamos de manera rápida y eficiente aumenta nuestra tranquilidad y satisfacción.

Conclusiones

La digitalización de documentos y su correcta organización es imprescindible en cualquier empresa o para cualquier autónomo. Y, también, para cualquier familia.

Hoy, todas las empresas pueden enviarnos sus facturas digitalmente. Y, todas, serán en formato PDF. Juntar las facturas de la luz, teléfono o de nuestras compras online en un solo PDF nos permitirá organizarlas correctamente para posibles reclamaciones.

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