Como realizar la mudanza de tu oficina eficientemente

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Si ya de por si una mudanza de domicilio es cosa seria y que genera grandes quebraderos de cabeza, que decir cuando la mudanza de la que hablamos es de la de tu empresa¡¡¡

Necesitaremos grandes dosis de organización y planificación ya que, para la empresa, implica, aparte de otros factores, el que mientras dure esa mudanza, la empresa no está operativa, no podremos atender a nuestros clientes y por tanto no generaremos beneficios e incluso puede derivar en una pérdida de clientes y generar pérdidas.

Afrontar una mudanza en la oficina, debe hacerse de una manera planificada y siguiendo unas recomendaciones para realizar dicha mudanza, de una manera eficiente.

Vamos a por esos consejos…

 1.- Tiempos y Costes. – Tenemos que tener muy claro cuánto tiempo nos va a llevar realizar esa mudanza, ya que será el tiempo que, para nuestros clientes, no estaremos operativos.

El tiempo de ejecución dependerá en gran manera del tamaño de la empresa y del número de trabajadores que trabajan en ella, Desde luego, lo ideal será planificarla para realizar la mudanza en alguna temporada de baja actividad e incluso en un fin de semana, en el caso de no trabajar habitualmente en ese periodo de la semana.

Deberemos tener en cuenta el coste de la mudanza en sí mismo, estamos hablando del transporte, cajas de embalaje, desmontaje (y montaje) del mobiliario, etc.

Si la empresa es pequeña podemos contemplar la posibilidad de hacer la mudanza vosotros mismos, pero desde luego contar con una empresa profesional especializada en este tipo de mudanzas es la mejor de las opciones, ya que nos asegurara una mudanza bien hecha y sin quebraderos de cabeza y además suelen operar en gran número de ciudades españolas como por ejemplo Mudanzasandalucia.es

Eso sí, buscad y comparad diversas ofertas y decantaos por la que mejor se adapte a vuestras necesidades…y punto importante…comprobad que pertenecen a Fedem¡¡ Es una garantía de que todo va a funcionar perfectamente…

2.- Planificando la Mudanza. – Lo primero que debemos realizar es un inventario que nos ayudara a no perder nada durante el proceso y sobre todo, a encontrarlo todo una vez estemos en la nueva ubicación, tened en cuenta que esta labor se puede convertir en un factor clave y decisivo dependiendo del tamaño de la empresa.

Lo ideal es que cada persona (cada empleado) tenga unas instrucciones claras con lo que debe encargarse, debe tener muy claro si (solo) tiene que realizar la preparación de sus enseres de trabajo y/o colaborar con alguien más para realizar el traslado del departamento.

Id preparando un buen sistema de identificación de etiquetas para cajas y embalajes varios¡¡¡

3.- Conoce a la perfección la nueva ubicación. – Debes conocer a prori y de manera clara, a través de visitas, dibujos, bocetos, planos a escala…

Con esa información podrás ubicar correctamente los espacios de trabajo, los despachos, las tomas de teléfono, puntos de red, mesas de trabajo, …etc.

4.- Llego el momento de hacer limpieza. – Es el mejor momento para tirar lo que ya no nos sirve, documentación caducada y que hemos ido clasificando y acumulando, incluso podemos plantearnos la posibilidad de escanear y digitalizar mucha de esa información para no tener que trasladarla y ocupar espacio en la nueva ubicación.

5.- Antes de nada…los equipos informáticos. – Es lo primero que debe trasladarse para que mientras nos ocupamos del traslado de otros enseres, el personal técnico pueda ir instalándolos y así poder contar con ellos lo antes posible.

Hacemos extensible esta recomendación a teléfonos, fotocopiadoras, sistemas de vigilancia, …etc.

6.- Prepara tu caja de arranque rápido¡¡ .- Todos aquellos documentos y material que necesites para poder empezar a trabajar lo antes posible, debes tenerla perfectamente identificada y localizada, incluso si puedes trasportarla conmigo…. sería lo mejor.

7.- Avisa del cambio que se avecina. – Que no se te olvide avisar a todos tus clientes del traslado y del plazo que estiméis no vais a estar disponibles para ellos.

Puedes dar esa información a través de la página web de la empresa o realizar un mailing a todos tus contactos indicando las fechas y los nuevos datos de contacto.

Acuérdate de cambiar tanto en tarjetas de visita, como en documentos y en la página web de la nueva dirección¡¡¡¡

 

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