Cómo Implantar correctamente el Teletrabajo en una Empresa

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La tendencia es que cada vez más empresas animen a sus empleados a trabajar desde casa. Para ello, deben sustituir el presencialismo y los horarios rígidos por la flexibilidad laboral y el trabajo por objetivos.

El resultado, empleados más productivos y contentos.

El teletrabajo, bien aplicado, es bueno para la sociedad, y si se logra hacer bien, también será bueno para la compañía y para los trabajadores.

Las circunstancias han obligado a impulsar el teletrabajo y muchas empresas han descubierto que funcionan bien y que no es tan difícil su aplicación.

El pasado 22 de septiembre se aprobó el Real Decreto-ley que regula el trabajo a distancia. 22 artículos donde destacan la regulación de los gastos, la jornada laboral y la voluntariedad del teletrabajo.

Control Horario en el Teletrabajo

Una de las claves más importantes para que el teletrabajo cuaje de manera positiva en cualquier empresa es el control horario y la desconexión de los empleados fuera de la jornada laboral.

Por ley, es obligatorio que los trabajadores a distancia fichen como si fueran presenciales. La excusa de una supuesta imposibilidad técnica de saber donde está el teletrabajador ya no sirve, y así lo han corroborado los juzgados.

El artículo 14 del Real Decreto-ley dice que “El sistema de registro horario… deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada.

Las empresas tecnológicas se han puesto las pilas y existen programas muy asequibles para fichar desde casa o desde cualquier lugar por medio del móvil, el portátil, la tablet o el ordenador de casa.

El reloj laboral es una herramienta que permite a cualquier empresa llevar el control horario de todos los trabajadores tanto a distancia como presencial y la flexibilidad horaria propia del teletrabajo.

La flexibilidad laboral es uno de los puntos más positivos para los trabajadores en remoto.  Pero trabajar desde casa no debe significar estar todo el día pegado al ordenador. Para que las jornadas no se hagan eternas hay que desconectar chats, videoconferencias y correos al término de la jornada laboral.

relojes para control horario en teletrabajo

Derecho a la desconexión digital

Un buen clima laboral es necesario en cualquier empresa.

El artículo 18 del nuevo Real Decreto sobre trabajo a distancia deja bien claro que “las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo…

Garantiza a cualquier trabajador el respeto al tiempo de descanso, así como a la vida personal y familiar.

En el entorno del teletrabajo donde la flexibilidad horaria es una de las características positivas hay que poner límites horarios para que la productividad laboral no descienda.

El calendario laboral es otra herramienta muy eficiente para gestionar vacaciones, permisos, festivos, bajas o días libres.

Algunas de las opciones que permite el calendario laboral son:

  • Visualizar y organizar un calendario anual las vacaciones de todos los empleados
  • Descargar la información del calendario de vacaciones y ausencias por empleado, por grupo de trabajo o todo el personal laboral.
  • Asignar los límites del calendario laboral para no permitir más de 30 días de vacaciones
  • Controlar los solapes de vacaciones y permisos entre los empleados para saber si aceptar los cambios solicitados en el calendario…

En numerosos estudios sobre el teletrabajo se ha constatado un aumento de la productividad laboral. Para que esto suceda debe aplicarse correctamente.

Lo ideal para empezar con el teletrabajo es probar. No hace falta tomar la decisión de implantar el teletrabajo para siempre y para toda la plantilla. Lo que hacen la mayoría de las empresas es experimentar con la mitad de los trabajadores o un tercio, y ver que tal funciona. Se debe dar a los trabajadores la posibilidad de trabajar presencialmente o en remoto.

Pasado un tiempo se pueden estudiar los pros y los contras y hacer modificaciones.

Cuando los trabajadores eligen donde trabajar rinden más mucho más que cuando se les dice donde trabajar.

El teletrabajo ha permitido comprobar, que no solo en las empresas de base tecnológica se puede trabajar en remoto.

Algunas Claves del Teletrabajo

Aun así, hay varios factores a tener en cuenta a la hora de aplicar el teletrabajo en las empresas.

#1- Trabajar por Proyectos

El punto más importante es la gestión por proyectos. Sustituir el presencialismo por proyectos, los cuales luego puedes visualizar estadísticamente.

En el teletrabajo es más difícil medir las horas de trabajo reales. Se trata de marcar unas tareas o unos objetivos claros y el teletrabajador se distribuye el tiempo para empezarlas y terminarlas en el tiempo marcado. A veces trabajará más y otras veces trabajará menos. La flexibilidad horaria es una de las claves y de las ventajas de la aplicación del teletrabajo.

Obviamente los objetivos marcados deberán ser realistas al horario del teletrabajador.

#2. Lugar de trabajo

El espacio de trabajo en casa debe ser bueno. Hay que asegurarse que los empleados disponen de un lugar donde trabajar cómodo con todos sus elementos. Sillas y elementos ergonómicos que eviten lesiones y la tecnología necesaria para cumplir correctamente con su trabajo.

No es bueno trabajar en un sofá con una mala postura, con un portátil antiguo y una conexión a internet lenta. Esto disminuiría la productividad y la calidad del trabajo.

#3- Programas de colaboración

La tecnología va a ser el principal medio de comunicación y las aplicaciones de colaboración son fundamentales.

Los chats, el correo electrónico, los programas en la nube para acceder a documentos, las aplicaciones para videoconferencias…

Pero, como hemos visto, hay que tener algunas reglas de funcionamiento para que el trabajo pueda realizarse sin continuas interrupciones. Los chats o correos de un grupo deben ser para asuntos que afecten a todos los miembros del grupo, igual que los correos electrónicos.

Lo ideal sería un encargado de supervisar que todo se cumple lógicamente para evitar notificaciones e interrupciones innecesarias tanto en horario de trabajo como fuera de el.

#4- Herramientas de Gestión

Para poder controlar el trabajo en los equipos que funcionan en remoto son fundamentales las herramientas de gestión en las que se plasme lo que hay que hacer, lo que se está haciendo y lo que ya se ha hecho.

Estas herramientas nos permitirán organizar y planificar el trabajo de los equipos eficazmente.

#5- Reuniones informales online o presenciales

El teletrabajo puede hacer a los empleados sentirse solos y sin apoyos, desligados del equipo y de sus compañeros. Hacer reuniones virtuales o presenciales periódicas, mantener el contacto telefónico de forma habitual para mantener una buena comunicación entre los compañeros…

Conclusiones

En estos últimos meses, en los que el teletrabajo se ha multiplicado en todo el mundo, se ha demostrado, que, con las conexiones y las herramientas existentes, muchas empresas pueden aplicar el teletrabajo sin pérdida de productividad.

El sistema de control del Reloj Laboral garantiza el cumplimiento del horario establecido de cada trabajador con la máxima flexibilidad laboral, garantizando el derecho a la desconexión laboral del empleado y mejorando la productividad laboral.

Y si quieres, aquí tienes algunos consejos para que empezar a trabajar desde casa sea un éxito

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