La gestión de patrocinadores en la organización de eventos es un aspecto clave que todos los promotores de eventos deberían tener en cuenta. Especialmente los eventos musicales, ya que son eventos que demandan un esfuerzo financiero alto.
En general, los organizadores de eventos buscan diferentes canales de financiación para que sus proyectos sean viables, y los patrocinadores para eventos musicales forman parte de uno de estos canales.
Los patrocinios permiten conseguir fondos económicos para los eventos, pero encontrar patrocinadores para tu evento no es siempre una tarea fácil. Sin embargo, hoy en día, patrocinar un evento es de interés para muchas marcas, ya que es una manera de ganar visibilidad en un ambiente que une a muchas personas.
Es por eso que, los organizadores y los patrocinadores trabajan en conjunto para que el acuerdo de patrocinio sea beneficioso para los dos lados. Por un lado, beneficia a los organizadores, visto que es una manera de conseguir captar más público y por otro, para los patrocinadores es interesante, ya que es probable que su público objetivo se encuentre en el evento.
Así que, si te interesa el tema de eventos musicales y cómo gestionar los patrocinios de estos eventos, sigue leyendo que en este post te indicamos los pasos a seguir.
Tabla de contenidos
Gestión de los patrocinadores en un evento
Los organizadores de eventos trabajan para conseguir que el evento sea un éxito y una de las maneras de conseguirlo es con patrocinadores. Así que los pasos más importantes para gestionarlos son:
1. Objetivos claros
Antes de empezar a buscar patrocinadores, tienes que tener claro los objetivos que quieres conseguir con el evento para que puedas transmitirlos a los posibles patrocinadores. Eso incluye, determinar las áreas de apoyo, determinar el presupuesto y hacer una estimación del público presente.
2. Analizar los tipos de patrocinio
Identificar los patrocinadores que estén alineados con el evento, que tengan interés el tu público objetivo y que consigan transmitir la identidad de su marca correctamente. En este punto, deberías hacer un tipo de segmentación de los patrocinadores y enfocar los esfuerzos en contactar con aquellos que más te interesen.
3. Crear un pack de patrocinio atractivo
Al segmentar tus patrocinadores, debes crear un pack para captar el interés de estos patrocinadores. Este pack debe incluir, como requisitos básicos, la información sobre el evento, el público objetivo, las posibilidades de exposición de marca, los beneficios que pueden recibir y, claro, el presupuesto que necesitas para la realización del evento.
4. Negociar los contratos
Cuando ya hayas elegido los patrocinadores potenciales, puedes empezar a negociar los términos y condiciones de los contratos. En este caso, los factores más importantes a tener en cuenta son: los derechos de los patrocinadores, las condiciones de cualquier tipo de incumplimiento de las normas del contrato y los puntos de exposición de la marca.
Es fundamental que esté bien redactado para evitar cualquier malentendido.
5. Evaluar la inversión
Al conseguir los patrocinadores y cuando finalice el evento, es importante hacer una evaluación de la inversión, sacar un informe sobre los resultados obtenidos en el evento para que los patrocinadores vean el retorno de su inversión. De esa manera, si el resultado es positivo, pueden volver a ayudarte en futuros proyectos.
Recuerda que cada evento es único y que cada uno tiene objetivos y necesidades diferentes. Sin embargo, si sigues estos pasos que hemos mencionado, gestionar los patrocinios de un evento puede resultar más fácil.