El 8 de marzo de 2019 se aprobó el Real Decreto que obligaba a las empresas, a todas, a tener
un registro horario de la jornada laboral de todos los trabajadores.
En el apartado número 9 dice: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.”
Por lo tanto, todas las empresas deben tener un sistema de control horario del personal para cumplir la ley.
Las máquinas o las tarjetas para fichar se han quedado obsoletas. Ahora, en las oficinas se utiliza una aplicación para fichar en el trabajo.
¿Cómo fichar en el trabajo desde el ordenador?
El proceso es muy sencillo. Debes instalar un programa de control horario, registrarte como usuario y pulsar empezar el trabajo para que la hora de entrada quede registrada.
También se puede automatizar el proceso para fichar desde el ordenador marcando las opciones “Empezar trabajo automáticamente al arrancar la aplicación» y «Terminar trabajo automáticamente al cerrar la aplicación«.
Las ventajas de fichar desde el ordenador es que es muy rápido y sencillo. Además funciona con cualquier sistema operativo, ya sea Window, macOS o Linux.
Es un sistema muy interesante ya que se pueden recibir notificaciones en la aplicación y, desde ella, se pueden solicitar las vacaciones, días libres o cambios de horario, por ejemplo y, además, añadir cualquier anotación o incidencia.
El trabajador puede ver en su ordenador el informe de horas trabajadas cada día, semana o mes, igual que los administradores. También pueden firmar con firma electrónica los reportes laborales, favoreciendo el teletrabajo, sedes en distintos puntos geográficos. etc. con el fin de centralizar el control y la gestión de la empresa desde cualquier lugar, con mayor flexibilidad y validez legal.
Funciones que debe tener un software de control horario
Hay algunas características que debe tener cualquier software de control horario para facilitarnos toda la planificación y organización de los horarios y el calendario laboral de los trabajadores.
- Lo primero que le debemos pedir a cualquier herramienta para fichar en el trabajo es que los fichajes sean legales y validos ante una inspección de trabajo.
- Poder fichar desde cualquier lugar. La movilidad de los trabajadores, hoy en día, hace necesario que se pueda fichar sin tener que acudir a la oficina.
- Fichar desde cualquier dispositivo. Relacionado con lo anterior un programa de control horario nos debería permitir fichar desde un ordenador, una tablet o un móvil.
- Calendario laboral. Gestionar el calendario laboral con los cambios de horario, las vacaciones, festivos, días libres y asuntos propios desde el propio software.
- Control de horas laborables y de horas extra. En los reportes tenemos que ver el horario laboral y las horas que se han realizado de más. Si estas horas son compensadas tendrían que reflejarse en el informe.
El uso de aplicaciones para fichar en el trabajo no solo facilita la gestión de los horarios, sino que también ayuda a las empresas a cumplir con las legislaciones y normativas en el registro horario.
Qué aplicación de control horario elegir
Cualquier herramienta que uses en tu negocio debe adaptarse a la forma en la que trabajas, tanto tú, como tu equipo. Lo mismo ocurre con el software de control horario.
Por eso debes informarte antes de tomar una decisión. Aquí tienes algunos tips para conseguir para tu negocio, la mejor aplicación para fichar en el trabajo.
-Debe de ser fácil de usar. Puede tener mil funciones interesantes, pero si son complicadas de utilizar no serán muy útiles. Las aplicaciones deben tener una curva de aprendizaje razonable para los miembros del equipo que la van a utilizar.
-Buena atención al cliente y soporte técnico: Por muy fácil e intuitiva que sea, siempre podemos tener alguna duda o problema. Hay que buscar una aplicación donde se ofrezca un soporte al cliente rápido y excelente.
Es bueno tener soporte por varios canales como artículos y vídeos de apoyo para problemas que pueden solucionarse rápidamente y consultas por email o telefónicas para problemas más serios.
-Que tenga todas las funciones que demandas. Sin estar abarrotado de cosas que no vas a utilizar y que complican su funcionamiento, si que hay que asegurarse de que tenga todas las funciones que vas necesitar.
Si solo vas a usar la aplicación para fichar, para marcar la entrada y salida al trabajo, y las horas extra, no necesitas una aplicación compleja y, por lo general, más cara. Enumera las funciones que quieras que tenga la aplicación.
-No te dejes llevar por el precio. Los software para fichar en el trabajo no son caros. Por ahorrar unos euros no confíes en cualquier empresa. Si usas las herramientas de alguna empresa que ofrece una aplicación de control horario y funciona bien, esta será la mejor opción.
-Periodo gratuito. Una vez te has decidido por la mejor aplicación usa el periodo gratuito que suelen ofrecer las empresas para probar la herramienta y asegurarte que se ajusta a lo que necesitas.