El teletrabajo crece a pasos agigantados. Esto ha llevado a un aumento de autónomos, no solo en nuestro país, sino en el resto del mundo. Pasar de ser un trabajador por cuenta ajena a uno por cuenta propia es un gran cambio que conlleva hacerse con diversos conocimientos para gestionar las finanzas y otros asuntos relacionados con el negocio.
Gracias a Internet, podemos contar con múltiples herramientas que nos ayuden a lograrlo. Ya seas freelancer o autónomo en otro campo, es hora de comenzar a llevar tus finanzas, y te contamos cómo hacerlo.
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¿Qué herramientas necesito para optimizar mi negocio?
Digamos que en el momento que te haces autónomo, pasas de ser un trabajador a un mini empresario, si es que no tienes aún a nadie trabajando para ti. Es cierto que siempre es bueno contar con los conocimientos y la profesionalidad de una gestoría o asesoría en todo lo relacionado con facturas, ingresos y gastos, pero sabiendo qué herramientas y programas utilizar, ¡tú mismo puedes hacerlo!
Programas y herramientas que antes estaban solo al alcance de grandes empresas que contaban con el nivel económico necesario para pagarlos, pero que hoy se pueden tener por muy poco. ¡Hay que aprovecharlos! Pero antes de hablar sobre problemas específicos, veamos qué necesitas para llevar adelante tu pequeña empresa.
Herramienta de facturación
Tener un programa de facturación es esencial para cualquier autónomo. Piensa en que ahora tienes que controlar todos tus ingresos y todos tus gastos, y siempre será mucho mejor tenerlo todo informatizado, pues te permitirá acceder a todos los datos de manera sencilla, sin desórdenes ni agobios. Es cierto que probablemente algunas empresas tengan un contable, pero este es un gasto que no todos pueden asumir.
En estos programas encontrarás un modelo de factura con el que cobrar a tus clientes y te calculará automáticamente el IVA y el IRPF facilitándote la labor y evitando fallos humanos. Además, estos programas hacen mucho más que eso, pues permiten programar facturas periódicas para aquellos clientes recurrentes y ver en todo momento el estado de nuestros ingresos y gastos.
Herramienta de CRM y ERP
Un programa que nos permita planificar nuestra actividad empresarial como un ERP o un CRM nos permitirá tener mucho más fácil la labor de sacar nuestro negocio adelante. En el caso de un CRM nos ayudará a tener una mejor relación con los clientes pues podremos tener todos sus datos centralizados y poder ofrecerles un mejor trato al clientes.
También podremos almacenar los datos de nuestros proveedores y agregar o eliminar los que necesitemos. Son programas personalizables que se adaptan perfectamente a las necesidades de cada empresa, freelancer o autónomo.
Herramienta de gestión de proyecto
No importa si tenemos entre manos proyectos grandes o pequeños, financiar facturas o cualquier otra labor relacionada. Bien sea que queramos hacer fuertes inversiones o simplementes renovar alguna metodología de nuestro trabajo, necesitamos un programa informático que nos ayude a tener éxito, para que no se nos olvide nada.
La llegada de los dispositivos electrónicos ha hecho posible que podamos adquirir todo tipo de herramientas y programas necesarios en la vida de un freelancer o autónomo. Ahora bien, ¿qué programas son los mejores entre los que puedes elegir? ¡Aquí tienes una lista!
Los programas imprescindibles para todo autónomo
De entre las herramientas que hemos mencionado, no hay duda de que la más importante y por la que debemos empezar es la de facturación. ¿Qué características debería tener un buen programa de facturación para autónomos?
- Ser fácil de usar. Un buen programa de facturación online debe ser intuitivo, ya que su propósito es facilitar el proceso de facturación y la gestión de la contabilidad para el pago de impuestos. Tener un programa al que debamos dedicar más tiempo a aprender a usarlo que en usarlo no tiene sentido.
- Busca un software de facturación que te permita tener acceso desde donde estés y desde cualquier dispositivo. Los programas que sólo permiten acceso desde el ordenador no serán de mucha ayuda si necesitas conectarte un segundo por cualquier motivo no estando en la oficina.
- Que sea completo. Es cierto que podemos encontrar opciones gratuitas de muchos programas, pero la mayor parte de las veces tendremos que recurrir a una versión de pago para tener todo lo que necesitamos, especialmente a medida que aumente nuestra empresa.
A continuación te presentamos los tres programas de facturación más eficaces que cumplen a la perfección con estos tres requisitos. No hay que escatimar en calidad o en precio a la hora de contratar uno de estos programas, ya que las finanzas de una empresa no es algo que se deba tomar a la ligera. ¡Aquí tienes los mejores!
Holded
Lo situamos el primero de la lista porque es uno de los programas de facturación más completos. Es hora de dejar esas simples plantillas de Word y Excel y optimizar tus facturas y tu proceso de contabilidad para sacar el máximo rendimiento.
Holded no es solo un programa de facturación, va mucho más allá. Lleva tu contabilidad, es un software CRM capaz de gestionar tus clientes y tu negocio y llevar las estadísticas. Cuenta con, por ejemplo:
- CRM. Puedes visualizar dónde están las ganancias en tu proceso de venta en paneles limpios que te permiten ver todos los detalles en un solo vistazo. Además, podrás tener acceso a todos tus datos desde donde quieras por su sistema en la nube.
- Facturación. Elige entre más de 40 plantillas personalizables en los que añadir tu logotipo o lo que quieras. Es posible realizar presupuestos a medida y agilizar los cobros de facturas recurrentes, ya que se pueden programar estableciendo una fecha de envío. ¡Para que no se olvide nada! Conecta más de 300 bancos, Paypal y configura recordatorios de pagos automáticos.
- Clasifica tus productos de manera personalizada, en grupos y por lotes. Todo ello te permitirá vender más fácilmente tus productos y controlar al detalle su stock.
- Para la gestión de proyectos las vistas Kanban ofrecen una visión general que controlar de un vistazo. Contiene un diagrama de Gantt que muestra detalles del tiempo que se dedica a cada una de las tareas y de ese modo, te posibilita hacer los ajustes necesarios. Puedes importar datos desde cualquier herramienta de gestión, organizar con plantillas o etiquetas tus proyectos y sincronizarlo con la contabilidad para saber cómo cada proyecto afecta a tus ingresos.
Holded es uno de los programas más completos que existen para gestionar un negocio pues permite tener todos tus datos juntos, organizados y personalizados de manera que se adapte a tus necesidades y las de tu empresa. De hecho, ofrece dos versiones: una para empresas y otra para autónomos. ¡Justo lo que necesitas!
Quipu
Este programa está disponible para web, iOS y Android, por lo que podrás acceder a todos tus datos en todo momento. No es tan completo como Holded, ya que Quipu se centra más en la facturación, pero sin duda, ofrece funciones que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, tiene la posibilidad de almacenar contactos y conceptos para la factura. De ese modo, agilizas la emisión de estas o la anotación de gastos de proveedores.
Si bien es cierto que, al principio, se requiere de tiempo y esfuerzo para personalizar al máximo el programa de modo que se adapte a tus necesidades y las de tu empresa, pero cuando comiences a disfrutar de sus múltiples ventajas, te darás cuenta de que el esfuerzo bien mereció la pena. Una de estas ventajas más destacadas y que agradecen mucho los autónomos es la del cálculo automático de las casillas 303, 390, etc. para rellenar los impuestos trimestrales de Hacienda.
Debitoor
Este programa de facturación puede integrarse con las cuentas bancarias de modo que se sincronicen los movimientos. Está pensado especialmente para autónomos y pequeñas empresas, por lo que sus funciones te serán muy útiles.Por ejemplo, la manera de organizar las facturas, dejándolas siempre a la vista y dándote la opción de si tu cliente ya la ha visto o si la ha pagado o no. Y cómo no, gracias a su sistema en la nube es posible acceder a todos tus datos y registros desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Este programa es uno de los más reconocidos en el ámbito laboral de pequeñas empresas gracias a que es intuitivo, ejerce un contacto directo con el cliente ya que pueden enviarse las facturas directamente desde ahí y ver si el cliente las recibe o las paga. Digamos que es un programa para que no te preocupes de nada.
Si eres autónomo y quieres mejorar la forma de gestionar tu negocio y optimizarlo, no dudes en seguir estos consejos que te facilitarán el día a día. Y, aunque es cierto que existen muchos programas de facturación, cuenta con un programa como Holded que te ofrece mucho más que solo facturas.
Ser emprendedor no es fácil, pero siempre estaremos aquí para ayudarte en lo que necesites.
