No es una leyenda urbana eso de que un espacio ordenado nos hace más productivos. Hay estudios que lo avalan. Para ello, es importante poder contar con algunos materiales que nos puedan ayudar a almacenar y guardar mejor los papeles o instrumentos que utilizamos en el día a día: cajas apilables, archivadores, uso de aplicaciones de gestión, categorización…
Existen multitud de trucos que nos pueden ayudar a mantener nuestra oficina ordenada a la misma vez que se es práctico y resolutivo. A lo largo de este artículo, daremos algunos consejos sobre cómo mantener el espacio de trabajo ordenado.
- Lo primero es saber qué es el espacio de trabajo. ¿Cuál es el límite? En una oficina moderna, donde existe un espacio compartido, podríamos delimitarlo a sólo nuestra mesa, silla y poco más que lo rodee, pero no somos islas y cómo esté el resto de nuestro entorno, también puede influirnos en la forma de trabajar. Habría que conseguir implicar a los demás para que se lleve a cabo un cambio y un reordenamiento del espacio conjunto. A veces es complicado, y, si es así, no hay que darse cabezazos contra la pared intentando buscar la complicidad, inútilmente, del resto del equipo. Si así fuese, entonces, contaremos sólo con el espacio ocupado por nuestra mesa.
- Utiliza un buen sistema de almacenaje y categorización. La mesa debe estar despejada. Habrá que ver si los documentos, papeles o materiales varios que rondan en nuestro espacio son urgentes o no. Si no lo son, no tienen por qué estar ahí. Así, se podrá contar con cajas o estanterías apilables, categorizándolas de más urgente a menos, así se podrá clasificar los papeles en su casilla correspondiente.
- Utiliza el abecedario. Una vez terminada de gestionar una tarea, si es importante conservar copia en papel (esta pregunta hay que hacérsela muchas veces y seriamente), es aconsejable utilizar archivadores de tipo acordeón ordenados alfabéticamente por clientes y, si se puede, por años, meses, y fechas. Preferimos acordeón porque, generalmente, ese sistema suele ocupar menos espacio físico que cualquier otro.
- Digitaliza siempre si puedes. Estamos en el siglo XXI, ¿de verdad es necesario tanto papel? En determinados departamentos como facturación o contabilidad, a veces se genera una gran cantidad de papel innecesaria, acumulándose en estanterías que quitan espacio y luz. Si se puede, digitaliza todo, pero digitalízalo bien, usando una clasificación efectiva, práctica y que puedan entender todos de manera intuitiva ya que formará parte de la historia y la actividad de la compañía.
- Aprovecha las herramientas de gestión. El espacio de trabajo también lo conforma el entorno digital. Limpiar el escritorio es muy importante. Todos los sabemos. Se gana en tiempo y en eficacia a la hora de encontrar cualquier documento o, simplemente, no tenerlo todo atestado de iconos, da una sensación de tranquilidad. El entorno digital, además, pone a disposición multitud de programas y aplicaciones de gestión de proyectos y procesos muy efectivas, como pueden ser Redmine o Trello, que ayudan también, en la clasificación, orden y eficiencia del trabajo a realizar.
Habría mucho más en lo que incidir, como la iluminación, la temperatura, o la existencia de plantas que hacen que un espacio para trabajar sea mucho más fructífero que otro. Todo es empezar.
