Un plan de 18 minutos para la gestión de tu día

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Peter Bregman es un gurú norteamericano experto en liderazgo. Y ha ideado un sistema para que la gestión del día a día sea productiva. Sólo tendrás que emplear 18 minutos al día.

Su libro se titula “18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done” y es un libro sobre la gestión del tiempo.

Cuenta que escribió este libro  porque “a pesar de haber  leído todos los libros de gestión del tiempo, todavía estaba abrumado por gastar mi tiempo en áreas que, en última instancia, no avanzaban. Me di cuenta que estos libros te enseñan a hacer de todo. Pero por mi propia experiencia se que para centrarse realmente en las cosas que son más importantes para mí, tuve que hacer lo contrario: dejar de tratar de hacerlo todo. De hecho, tratar  de hacer de todo es el error más grande que podemos hacer. Cuando más multitarea eres, menos produces.

Peter Bregman escribió este libro a partir de un famoso post publicado en la revista de negocios de Harvard titulado “An 18-Minute Plan for Managing Your Day“ – Un Plan de18 minutos para la gestión de tu día. En este post nos daba un truco muy interesante para ser productivo todos los días y no quedarse con la sensación de haber perdido el tiempo.

Siempre empiezas el día con una intención clara de lo que vas a hacer. Pero pequeños asuntos  que van surgiendo a lo largo del día, contestar correos, llamadas, solucionar problemillas… hace que a mitad mañana ya no te acuerdes de lo que ibas a hacer ese día. Con tanta tecnología es muy fácil distraerse. Cómo pasamos nuestro tiempo es una decisión estratégica clave porque sabemos que lo planificado para un día no todo vamos a cumplirlo. Hay que crear una lista de tareas y una lista de ignorados y cumplirla.

Para eso propone un ritual diario de 18 minutos para controlar el enfoque y la productividad del día. Son tres pasos.

PASO 1. Establecer un plan para el día. (5 minutos).

Antes de comenzar el día, antes de sentarse frente al ordenador, sentarse con un papel en blanco y escribir las tareas que quieres hacer ese día. ¿Qué se puede lograr con realismo  al final del día que cumpla mis objetivos y  que me vaya a casa pensando que ha sido un día provechoso? Escribe las cosas.

Para eso es importante tener una agenda y programar esas cosas en intervalos de tiempo. Las cosas más importantes al principio de la jornada, antes incluso de consultar el correo, porque es cuando más fresco estás. Si el correo o las llamadas de teléfono no pueden esperar cambia la hora. Igual a primera hora de la tarde estás más tranquilo y es ese el momento para realizar las cosas más importantes.  Lo que tienes que decidir es cuando vas a hacerlo y cumplirlo.

PASO 2. Reajuste (1 minuto cada hora).

Pon la alarma del reloj, del móvil o el ordenador para que te avise cada hora. Mira la lista que habías elaborado y piensa si esa última hora ha sido productiva. Busca la agenda con la planificación del día y comprométete a hacer lo que tenías marcado para la próxima hora. Administra hora a hora.

PASO 3. Repaso (5 minutos).

Apaga el ordenador y revisa que ha funcionado y que no. Ajusta las horas del día, donde tienes más tiempo, que horas son más complicadas, cuando te distraes más… Lo que has hecho hoy te ayudará a ser más productivo mañana.

Como ves es un sistema que puedes probar y ver si te funciona. El objetivo final es crear un ritual y cumplirlo.  Hacer las cosas de la misma manera para que nada te distraiga y puedas cumplir el objetivo y marcharte para casa tranquilamente pensando que ese día has cumplido.

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