La importancia (vital) de organizar un evento con éxito

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En ocasiones los post que publicamos en el Rincón del Emprendedor vienen marcados por la actualidad, por las peticiones de los lectores y en ocasiones también vienen generados a través de experiencias personales de alguno de los miembros del equipo que integramos este blog.

Hace unas semanas en Madrid asistíamos a unos eventos relacionados con temas de emprendimiento y por diversas circunstancias, nos fijamos especialmente en la organización de dichos eventos y decidimos transmitiros la importancia capital que tiene una correcta gestión y organización de los eventos en los que intentamos captar socios inversores, clientes, compradores,…,etc. para nuestros productos.

También hemos de reconocer que muchos de esos aspectos no los teníamos claros hasta que tuvimos que organizar unas conferencias en Madrid y contamos con la ayuda y el asesoramiento de la Agencia Ego.

“Qué fácil (y peligroso) es que una mala organización de un evento eche por tierra un fantástico producto o servicio…”

Cuanto hubiesen ganado algunos de los eventos a los que acudimos, si hubiesen contactado con una agencia de azafatas en Madrid y haber dejado esas labores en manos de profesionales ¡¡¡

Como normal general, la mayoría de las startup que empiezan no disponen de un departamento de protocolo que puedan organizar dichos actos pero tampoco es cuestión de que el “más simpático de la empresa” se encargue de hacer esa gestión ya que hacen falta conocimientos de protocolo, marketing, cualidades organizativas, conocimiento proveedores,…etc., por ello es recomendable y fundamental recurrir a los servicios de empresas especializadas en dichas actividades.

Pero no basta tan solo con contactar con una empresa de organización de eventos y dejar que ellos organicen todo. Debéis tener muy claro unos cuantos aspectos que tenéis hablar con dicha empresa y dejar muy claramente establecidos para que el porcentaje de éxito sea lo mayor posible.

Que finalidad tiene el evento que quiero organizar?. Puede ser de tipo informativo, algún homenaje o celebración, una búsqueda de socios o inversores, una presentación de un producto…cada tipo de acto distinto conlleva un enfoque totalmente distinto y evidentemente una organización muy diferente.

Debes tener muy claro aspectos tales como cuanta gente quiero o deseo que acuda, que tipo de escenario voy a querer, si quieres disponer de un catering, que equipos informáticos son necesarios…

conference-room-768441_1920-702x336Una de las mejores recomendaciones que os podemos hacer es que os aseguréis bien en todo estos aspectos y podéis tomar buena nota de ellos fijándonos en la gestión y organización de eventos de la Agencia Ego.

Si puedes, aprovéchate (en el buen sentido de la palabra) de las colaboraciones y sinergias que tienen las empresas que se dedican a estas actividades y trabaja con ellas para buscar algo innovador, busca un factor sorpresa que deje al auditorio “fuera de juego”, en definitiva, busca una ventaja competitiva que te permita diferenciarte del resto de competidores.

Tenemos que entender y asumir que la actividad de gestionar un evento se ha convertido en una gestión muy profesional y que tienen una importancia capital ya que en muchos casos, esos eventos (bien organizados) son los que inclinan la balanza en favor de nuestro producto o servicio e incluso consiguen que inversores decidan invertir en nuestro proyecto.

 Desde ya, os aseguramos, que es una inversión de la que nunca te arrepentirás¡¡¡¡

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